Dit is alles wat je moet weten over het functiehuis

In elke organisatie ontstaan vroeg of laat vragen als: Wie doet wat precies? Hoe verhouden functies zich tot elkaar? En hoe zorgen we dat beloning en ontwikkeling eerlijk zijn geregeld?

Een functiehuis biedt hiervoor houvast. Het is niet alleen een overzicht van functies, maar een strategisch instrument dat helpt om structuur, transparantie en samenhang te creëren. In dit artikel leggen we uit wat een functiehuis is, welke voordelen en valkuilen eraan kleven, en hoe je ervoor kunt zorgen dat het daadwerkelijk wordt gebruikt en blijft aansluiten bij de praktijk.

Wat is een functiehuis?

Een functiehuis is een overzicht van alle functies die er binnen een organisatie zijn, vaak opgedeeld in groepen van vergelijkbare functies (bijvoorbeeld afdelingen als “HR” en “ICT”). Overal wordt onder andere vastgelegd wat het doel van de functie is en wat voor niveau deze heeft, welke verantwoordelijkheden erbij horen, en wordt ook vaak gekoppeld aan beloningsstructuren zoals salarisschalen.

Simpel gezegd zorgt een functiehuis ervoor dat iedereen weet wie wat doet, waarom de functies bestaan en hoe deze zich tot elkaar verhouden. Het is goed om te weten dat het hier echt gaat om de functie zelf en niet om de persoon die deze rol vervult.

Het doel van een functiehuis

Het creëren van een functiehuis is geen doel op zich, maar dient als basis om verschillende andere doelen te dienen. Een functiehuis kan:

• Transparantie en duidelijkheid geven over verwachtingen bij verschillende rollen; zowel de rollen die al vervuld worden, als degenen die nog openstaan voor recruitment.
• Zorgen voor een eerlijk beloningsbeleid, door salarissen consistent en op basis van zwaarte en verantwoordelijkheid vast te stellen.
• Loopbaan- en ontwikkelperspectief bieden door medewerkers te laten zien hoe ze kunnen doorgroeien, wat talentontwikkeling en persoonlijke groei ondersteunt.
• Als uitgangspunt dienen bij het ontwikkelen van een heldere visie over waar je als organisatie naartoe wilt groeien en inzicht te geven in of alle noodzakelijke rollen al aanwezig zijn.

De valkuilen van een functiehuis

Over de voordelen van een functiehuis kunnen we heel kort en bondig zijn, want als deze effectief wordt ingezet dient het precies de doelen die we zojuist hebben besproken. Er zijn echter een aantal valkuilen die de optimale inzet van het functiehuis in de weg kunnen zitten.

Teveel detail maakt het log en inflexibel

Een groot risico van het functiehuis is dat deze te gedetailleerd wordt gemaakt, met eindeloze functiebeschrijvingen, niveaus en regels. Dit gebeurt vaak wanneer het functiehuis een doel op zich is geworden, in plaats van een middel. Hierdoor wordt het log en rigide; kleine veranderingen in werk of verantwoordelijkheden kunnen dan meteen tot discussies leiden over functiewijzigingen of waarderingen. Het systeem beheerst de organisatie, in plaats van deze te ondersteunen.

Je kunt dit voorkomen door het doel van het functiehuis leidend te laten zijn en het in te vullen tot op het punt dat de inhoud daarop aansluit - en niet verder. Gebruik brede functiefamilies en niveaus en richt je op de hoofdlijnen van functies. Meer detail zal je niet nodig hebben, en zo laat je ruimte over voor maatwerk en groei.

‘Not my job’-fenomeen

Als je functies heel strak vastlegt, ontmoedig je medewerkers om buiten hun eigen ‘hokje’ te denken. Met als gevolg dat ze over zaken die buiten hun functieomschrijving liggen vervolgens denken: “niet mijn verantwoordelijkheid”. Dit zit samenwerking en flexibiliteit in de weg, en kan zelfs schadelijk zijn voor de betrokkenheid. Mensen voelen zich dan namelijk minder verbonden met het doel van het team en/of de organisatie.

Leg daarom minder nadruk op functietitels en -omschrijvingen, en meer op samenwerken en resultaat. En vooral ook op hoe alle verschillende functies samen bijdragen aan het grotere geheel, want dát is wat belangrijk is. Het functiehuis is een richtlijn, geen keurslijf - leg je medewerkers hier dan ook niet in vast.

Het functiehuis sluit te weinig aan op de praktijk

Als het functiehuis wordt ontwikkeld door HR, vanuit een HR-visie, zonder afstemming met andere disciplines en leidinggevenden, loop je het risico dat beschrijvingen juist te generiek of theoretisch worden en medewerkers zich er niet in kunnen herkennen.

Laat verschillende teams daarom meewerken en feedback geven om er zeker van te zijn dat het functiehuis daadwerkelijk aansluit op de realiteit. Het is ook belangrijk om bij de implementatie het functiehuis te blijven toetsen, om te checken of het echt klopt met wat mensen doen.

Ontwikkeling en onderhoud kunnen tijdrovend zijn

Het ontwikkelen van een goed functiehuis vraagt om veel afstemming. Medewerkers moeten zich erin kunnen herkennen, input van leidinggevenden moet worden opgehaald en alle functies moeten door HR worden beschreven, inclusief de koppeling met waardering. Daarnaast zijn je organisatie en functies zijn steeds in ontwikkeling, waardoor het een klus kan zijn om deze actueel te houden. Het is dus geen kwestie van één keer ontwikkelen en je bent klaar.

Creëer daarom je functiehuis in fases, door bijvoorbeeld te beginnen met eerste de grootste en belangrijkste functiefamilies in kaart te brengen. Plan momenten in om het functiehuis te evalueren en te kijken of deze nog steeds up to date en relevant is. Hierbij zijn ook heldere afspraken nodig over het beheer: wie is er verantwoordelijk voor het actueel houden?

Het functiehuis is niet geschikt voor elke organisatie

Als je een agile organisatie hebt die werkt met wisselende (project)teams, is een functiehuis wellicht geen uitkomst. Functies wisselen vaak per project en medewerkers bekleden verschillende rollen; er is niet één functie die uitsluitend verantwoordelijk is voor specifieke taken. Daarom is een functiehuis mogelijk niet flexibel en dynamisch genoeg om dit te ondersteunen.

Overweeg in dat geval een rol- of competentiegericht systeem als alternatief, waarin iemand verschillende rollen kan bekleden in plaats van een vaste functie met een vast takenpakket. Of combineer het functiehuis met moderne HR-praktijken, zoals skillsmanagement. Dit betekent dat je niet alleen kijkt naar de functie, maar ook naar vaardigheden, kennis en potentieel. Het draait dan meer om wat iemand kan, en niet alleen om wat iemand doet.

Hoe zorg je dat een functiehuis goed wordt gebruikt?

Een functiehuis werkt alleen goed als het niet alleen op papier staat, maar ook echt geleefd en gebruikt wordt in de praktijk. En dat gebeurt niet vanzelf.

Zorg voor duidelijke en herkenbare functiebeschrijvingen

Het functiehuis hoeft in de meeste gevallen niet uit honderden verschillende functieomschrijvingen te bestaan. Vaak helpt het juist om rollen meer generiek en functioneel te beschrijven, in eenvoudige, heldere taal.

Mensen moeten zich herkennen in de omschrijving; dat is belangrijker dan bijvoorbeeld de hiërarchische positie vast te leggen. Zo helpt een functieprofiel ook medewerkers om voor zichzelf relevante prestatie- en ontwikkeldoelen op te stellen.

Gebruik het actief bij loopbaan- en ontwikkelgesprekken

Zoals we eerder al hadden benoemd kan een functiehuis een goede basis vormen om loopbaan- en ontwikkelperspectief bieden. Het kan worden gebruikt om te bespreken wat de mogelijkheden zijn om door te groeien (zowel binnen als buiten het team), wat de volgende stap daar naartoe zou zijn en welke competenties hiervoor nog (verder) ontwikkeld moeten worden. Hiermee gaat het functiehuis ook leven in gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers.

Betrek de organisatie vanaf het begin

Als het functiehuis uitsluitend een HR-inititatief is, is er een goede kans dat dit ook zo blijft. Terwijl je juist wilt dat deze breed gedragen en gebruikt wordt. Het werkt beter om medewerkers en leidinggevenden goed op de hoogte te brengen van het ‘hoe en waarom’ van de ontwikkeling van het functiehuis, en te laten meedenken over de invulling van de functies. Door hen vroeg te betrekken, duidelijk te maken wat zij eraan hebben en de ontwikkeling samen te doen, creëer je vanaf het begin al meer draagvlak.

Zorg dat het functiehuis makkelijk mee kan veranderen

We bespraken al dat het een uitdaging kan zijn om het functiehuis actueel te houden. Zorg er daarom vanaf het begin voor dat het functiehuis gemakkelijk mee kan bewegen met de organisatie. Wanneer er bijvoorbeeld een keer net iets andere werkzaamheden uitgevoerd moeten worden voor een klant dan anders, wil je niet dat je hier eerst heel je functiehuis voor aan moet passen.

Een wendbaar functiehuis bestaat echter niet, het is de organisatie die wendbaar moet zijn. Een functiehuis kan wel bijdragen aan een wendbare organisatie, bijvoorbeeld door een flexibele mindset te creëren bij je medewerkers. Kijk ook met een toekomstgerichte blik naar het creëren van je functiehuis: hoe sluit deze aan bij de huidige realiteit, en hoe sluit het aan bij waar de organisatie naartoe wil?

Koppel het functiehuis aan HR-processen

Maak je functiehuis de basis van andere HR-instrumenten, want het leent zich daar heel goed voor. Denk bijvoorbeeld aan functiewaardering voor salarisbeleid, het gebruiken van de juiste functieprofielen voor werving en selectie, het creëren van heldere loopbaanpaden en het koppelen van doelen aan verschillende functieniveaus. Op deze manier maak je het functiehuis praktisch, in plaats van slechts een theoretisch document.

Neem het functiehuis mee in je digitale systemen

Door je functiehuis te digitaliseren wordt het een stuk gemakkelijker om deze centraal te beheren, snel te actualiseren en toegankelijk te maken voor collega’s. Daarnaast kan data-analyse je ook helpen met inzicht in bijvoorbeeld functieverhoudingen, beloningsgelijkheid en mobiliteit.

Het succes van een functiehuis zit in het gebruik

Een functiehuis is pas waardevol als het geleefd wordt, en niet ergens in een mapje op het intranet blijft liggen. Door functies duidelijk en herkenbaar te beschrijven, medewerkers en leidinggevenden te betrekken, en het slim te koppelen aan HR-processen en digitale systemen, kan het een krachtig hulpmiddel zijn voor transparantie, ontwikkeling en samenwerking. Het vraagt onderhoud en aandacht, maar wie dat doet, legt een stevige basis voor een organisatie die duidelijk, wendbaar en toekomstgericht is.